投稿日 : 2019.04.11 / 更新日 : 2019.07.10Web制作

提案依頼書で成功が決まる企業のWEB構築ノウハウ

目次

    提案依頼書(RFP)で成功が決まる。

    提案依頼書の目的

    Web構築を成功させる第一歩として、提案依頼書(RFP)が必要です。特にコンペの場合は必須となります。

    繰り返しますが。プロジェクトの成否は提案依頼書にかかっていると言っても大げさではありません。

    提案依頼書の出来次第で、Webの品質、スケジュール、コストが大きく変わります。

    では、なぜ提案依頼書が重要なのか、ポイントは3つあります。

    自身の考えを整理し、しっかりとした戦略・計画を立てる

     

    1つ目は「自分自身の考えや希望が整理できる」ことです。社内文章や検討段階のメモ書きでは、抜けや漏れが多く、しかも意外と戦略的なロジックで積上げらえていないため、目的とは外れた方向になってしまう事があります。提案依頼書の作成により、改めて考えを整理、精査する事ができプロジェクトの戦略・計画がしっかりしたものとなります。

     

    共通理解を行い、コミュニケーションエラーを防ぐ。

     

    2つ目は「自分の考えを正確に相手に伝えられるため、コミュニケーションエラーを予防できる」ことです。提案依頼書の内容や精度が高いものであれば、委託予定先へ正確に目的、目標、戦略を伝える事ができます。つまり委託先も正確に内容を把握するため、そのアウトプットとなる提案書も、目標に対して精度が高いものが提示されます。プロジェクト立上げに於いて意外と多い失敗が無くなります。

    条件を限定し、コンペで比較しやすい提案書にする。

     

    3つ目は「コンペの目的に添って作成すれば提出される提案書、見積書の比較が容易になる」事にあります。コンペでは「コストをメインに比較したい」「提案力で決めたい」などプロジェクトにより優先順位がわかります。この目的に添って、例えば「仕様や内容を限定」すれば見積比較が容易になり、「コストを限定」すれば提案比較が分かりやすくなります。

     

    提案依頼書に必要な内容

    提案依頼書は、プロジェクトの範囲や内容により必要な項目が決まります。ここでは一般的なプロジェクトの提案依頼書構成を提示します。

    1.全体像
    提案を依頼する背景、全容をシンプルに記述します。発注するプロジェクトを全体レベルで説明し、目的、目標、予算、スケジュールや品質の基準などを記載します。特に依頼範囲に関しては明確に記述する必要があります。
    • 目的と背景
    • 業務内容、経営ビジョン
    • マーケティング的情報(ターゲット、マーケット、規模)
    • 目標、成果
    • 予算、スケジュール、依頼範囲
    2.前提、制約条件
    プロジェクト、その環境に前提条件や制約条件があれば、もれなく記述する必要があります。意外と忘れがちですが重要な項目でもあり注意しましょう。
    • 提案者の要件
    • 技術的な前提条件
    • プロジェクト的な前提条件
    3.提案の要件
    具体的に「何をしたいのか、解決したいのか」「どの水準が必要か」 記載します。主には、解決したい課題、具体的目標、必須な機能、運用・保守、成果物の条件を詳細に記載します。提案依頼書に肝となるため丁寧に作成しましょう。
    • 現状
    • 要求概要
    • 希望する改善内容
    • 想定する機能、情報的要件
    • (機能、構造、情報、画面、技術、ファイル数、画面数)
    • 希望する技術的要件
    • (デバイス、ブラウザ、表示技術、サーバ、CMS等)
    • 機能外要件
    • (プロジェクト管理、セキュリティ、利用教育など)
    4.その他
    運用方法、体制やオプション提案、将来構想や、迷っている事項などを補足として記載し、また場合によってオプション提案を求めます。
    • 運用
    • 体制
    • オプション提案のお願い
    5.事務手続き
    選考方法や手続き、日程(プレゼン有無)、提案に必要な提出物のリストを明確化します。
    • 選考方法
    • 日程
    • 提出物

    提案依頼書作成のポイント

    提案依頼書を作成する際に、注意すべき5つのポイントがあります。提案依頼書を提示する前に以下のポイントを今一度確認しましょう。

    【ポイント1】
    プロジェクトの目的、目標を共有しているか
    →目的がぶれると、提案もぶれます。
    【ポイント2】
    見積メインか、提案メインを明確か
    →曖昧だと選考の目的が達成できない。
    【ポイント3】
    必要な要件はすべて含まれているか
    ※まとまっていなければ、参照としての情報提供でも良い。
    →提案内容や見積もりがぶれます。
    【ポイント4】
    委託する担当範囲は明確か、曖昧な点は無いか
    →提案内容や見積もりがぶれます。
    【ポイント5】
    迷っている点も伝える
    →情報をすべて伝え、提案を引き出します。

    まとめ

    ホームページ制作・リニューアルを考える際には、まず自分の考えを整理し要望や条件をすべて書き出すことが必要です。複数の会社の中から選ぶ際には検討基準がどこなのか会社の方針と合致しているかなどを明確にすることで、比較検討しやすい提案をうけることができます。
    そうすることで余計な確認時間や説明の時間を省略し、打合せの際には追加の要望や技術面での可否など詳細についてを検討できるでしょう。

    Web初心者であれば、制作会社に自分たちが達成したい最終目標を伝えるのも良いかもしれません。
    そこから制作会社側から必要項目をもらい、まとめたものを主導的に各社に提示することでその後の選定の負担軽減につながります。

    シスコムでは、Webによって達成したい目的から最適な提案へ繋げます。
    なにが必要なのかわからないといった場合は、お気軽にお問い合わせくださいませ。

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