東京 ホームページ作成・Web制作会社シスコムノートお役立ちもう失敗しない!年末年始の挨拶メールで心を掴む書き方
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2019.12.20お役立ち

【例文掲載】ちょっとした工夫で好印象を!もう失敗しない!年末年始の挨拶メールで心を掴む書き方

目次


    顧客や取引先への年末年始の挨拶メールで悩んでいる人は多いのではないでしょうか?

    最近は経費削減をかねて、年末年始の挨拶をメールのみで行なうケースが増えています。

    メールでの挨拶は一見簡単そうに思われる反面、表情や声が伝わらないため感情を込めることが難しいです。失言してしまうとこれまでの信頼を崩しかねないため、どうしても慎重になってしまいます。

    ですが、年末年始の挨拶メールにはある程度の型があり、それに倣って書けば大きな失敗をすることはないでしょう。もちろん、パーソナルなことを書いてほかの人と差別化することも可能です。

    本記事では、挨拶メールを送る際の注意点やポイントを、例文を交えて解説します。

    年末の挨拶メールを送るタイミング

    まず気になるのがメールを送るタイミングです。

    年末年始のメールは、企業によって仕事始めの日が異なるため年始よりも年末の方がおすすめです。時間に余裕があれば年末と年始両方送っても良いでしょう。ただ、どちらかだけとなれば年末のほうがおすすめです。

    では、年末のどのタイミングで送るのが最適でしょうか。結論からいえば、受け取り主の最終出勤日から逆算して1週間から3日前が最適です。余裕を持って送ればメールを見てもらいやすい上に、先方も確認する時間ができます。

    受け取り主の予定を把握していない場合も多々あると思います。

    そんなときは12月20日から12月25日までに送るのが無難です。
    多くの企業では12月28日から年末年始休暇がスタートすることが多く、28日から逆算すると前述の日程に落ち着くでしょう。もちろん28日ギリギリまでやり取りがある場合は、タイミングを見計らって送ることをおすすめします。

    とはいえ、年末の忙しさで挨拶メールを忘れてしまうこともあるでしょう。そうしたケースでは、下手にギリギリに送ることはせず年始に送ることをおすすめします。年始の挨拶メールの注意点は後述しますが、基本構成は年末と同様です。

    年末年始の挨拶メールで気をつけること

    ここでは、年末年始の挨拶メールにおいて留意すべき点を紹介します。

    時節の挨拶を書く

    時節の挨拶は必ず入れましょう。普段とは違う引き締まった雰囲気を演出することができます。
    「師走の候」といった堅い挨拶を必ずしも取り入れる必要はなく、「○○年も残すところ」「今年も残り僅かに」のような挨拶でも問題ありません。

    重要なのは、季節を感じさせて普段とは一味違う雰囲気を出すことです。

    できるだけ個人名で相手の名前を入れる

    宛先はなるべく一人称で送った方がよいでしょう。
    「御取引先各位」といった宛先では事務的なメールに感じる上に、想いも伝わりません。また、1人称にすることで好印象になるだけでなく、後述するエピソードトークもしやすくなります。

    今年の感謝の気持ちを入れる

    受け取り主との具体的なエピソードを入れた上で感謝の気持ちを伝えると印象に残りやすいです。また、自分の失敗談などを話したうえで、「あの節は○○」といった文章を加えても記憶に残る挨拶となります。

    年末年始の休業期間を入れる

    年末年始の休業期間は必ず入れるようにしましょう。挨拶メールの大きな目的の1つなので忘れてはいけません。

    来年のお付き合いをお願いする言葉で結ぶ

    メールの最後には、「よいお年をお迎えください」といった来年のお付き合いをお願いするフォローアップの意味合いで締めるとよいでしょう。最初と最後の言葉は印象に残りやすいため、要注意です。

    年始に送る場合は、最初のメールでひと言挨拶を

    年末の挨拶ができなかったお詫びなどを述べた上で挨拶をすると良いでしょう。また、「メールで失礼ながら」と書けば、年賀状は出さなくてもよいです。

    書き方のポイント

    前述の留意点を踏まえて、メール本文の流れを確認しましょう。下記の通りの流れで書けば、大きな失敗のない文章になります。

    1) 冒頭の挨拶(時節)
    2) 一年間お世話になった気持ちを伝える
    3) 今年の業績報告など
    4) 来年に向けての抱負など
    5) 会社の年末年始の営業予定
    (より個人的な付き合いの場合は、個人の予定も入れると良い)
    6) 最後に挨拶をして締める

    簡略化した挨拶でも良い場合は、3)と4)は抜いても大丈夫です。

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    年末年始のメール:例文集

    例文①

    件名:年末のご挨拶

    株式会社○○ ○○部
    ○○様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社○○の○○です。

    今年も残すところわずかとなりましたが、
    貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

    ○○様には本年一年に渡り、大変お世話になりました。
    来年はより一層お役に立てるよう励む所存ですので、
    引き続きご指導、ご鞭撻のほど宜しくお願いいたします。

    なお、弊社は年内12月○日(曜日)まで、新年は○月○日(曜日)より通常営業を開始いたします。

    以上、メールで恐縮ではございますが、歳末のご挨拶とさせていただきます。
    どうぞ、よいお年をお迎えください。

    新年も宜しくお願い申し上げます。

    例文②

    件名:年末のご挨拶

    ○○株式会社 ○○部
    ○○様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社○○の○○です。

    早いもので、年末のご挨拶をさせていただく時期となりました。
    貴社(の皆様)におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

    本年は○○(仕事内容)や、また○○様におかれましては○○(仕事以外のこと。プライベートなどあれば)など公私にわたり、特段のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
    来年も誠心誠意努力していく所存ですので、より一層のご支援を賜りますよう、弊社一同心よりお願い申し上げます。

    尚、弊社の年末年始の休業期間は下記の通りです。
    (年末年始休業期間) 12月○○日(曜日)~1月○○日(曜日)
    新年は1月○○日(曜日)9:00より営業開始となります。

    皆様のご健勝と貴社の益々のご発展を心よりお祈り致しております。
    どうぞ良いお年をお迎え下さいませ。
    新年も宜しくお願い申し上げます。

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    年末年始の挨拶メール:NG集

    上記で解説した挨拶メールの基本構成は崩すことなく、エピソードなどで個人色を出すことをおすすめします。年末年始の挨拶メールは、各所から複数送られてくるため稚拙な文章は際立ってしまいます。特に文章を書き慣れていない方は、型に忠実に書くとよいでしょう。

    また、年末年始の挨拶メールといえど基本的にはビジネスメールです。そのためビジネスメールの基本を踏まえて書く必要があります。そのうえで年末年始のルールを守って書くと好印象です。

    それでは、具体的なNGを紹介します。

    まずは言葉に関すること。
    挨拶などで「元旦」と記載することがあるかもしれませんが、これは間違いになるケースがあります。元旦は「1月1日の日の出」までのことを指すため、適さないことが多いでしょう。また目上の人に対して、「賀」や「迎春」など、1文字2文字の賀詞はNGです。

    次にメールの時期ですが、新年のメールは1月7日までに送ることが良いでしょう。前述で年末のタイミングについては紹介しましたが、年始にも適切なタイミングがあるため注意が必要です。

    まとめ


    これまで紹介したように、年末年始の挨拶メールは型を守ることが重要です。

    タイミングはもちろん、メールの文面も流れに沿って書くことが重要です。ただ、そんな中にもエピソードや失敗談、具体的なお礼などを併せて述べることで、印象に残りやすいメールにすることができます。年末年始の挨拶で良い印象を与えれれば、いい締めくくりができると同時に新しい年の良いスタートがきれるでしょう。
    来年もWebサイト制作やメルマガ運用はシスコムにお任せください!

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