あらかじめ知っておきたい ホームページ管理とは？業務内容や費用相場、自社と外注の判断基準を解説

ホームページ管理とは？放置するリスクと運用の違い

ホームページ管理とは、サイトがいつでも正常に表示され、ユーザーが快適に閲覧できる状態を維持するための作業全般を指します。インターネット上にホームページを公開しただけで満足してしまうケースは少なくありません。しかし、安全かつ効果的に活用するためには、継続的な手入れが必要になります。

ホームページ管理の本来の目的

ホームページ管理の大きな目的は、ユーザーからの社会的信用を維持し、機会損失を防ぐことです。いつでも正しく表示される状態を保つことで、訪問してくれた顧客に安心感を与えられます。たとえば、お問い合わせフォームが機能していなかったり、ページを開くのに時間がかかったりすると、せっかくの顧客が離れてしまいますよね。管理を徹底することは、インターネット上にある自社の店舗や看板を常に清潔で安全な状態に保つことと同じ意味を持ちます。

サイト管理とサイト運用の明確な違い

管理と運用は混同されがちですが、それぞれの役割は明確に異なります。ホームページ管理が「サイトを正常に動かすための下支え」であるのに対し、ホームページ運用は「サイトを使って利益や集客を生み出すための攻めの活動」と言えます。人間の体で例えると、病気を予防して健康な体を維持するのが管理であり、その体を使ってスポーツや仕事で成果を出すのが運用という位置づけになります。適切な管理ができていなければ、どんなに素晴らしい運用施策を行っても十分な効果は得られません。

ホームページを放置することで発生するリスク

ホームページを放置すると、取り返しのつかないトラブルに発展する可能性があります。システムのバージョンが古いまま放置されていると、悪意のある第三者からサイバー攻撃を受けやすくなるため注意しなければなりません。その結果、顧客の個人情報が流出したり、サイトが改ざんされたりする危険性が高まります。また、ドメインやサーバーの契約更新を忘れると、ある日突然ホームページが表示されなくなり、気がつかないうちに長年育ててきたサイトのURLを他人に取得されてしまう事態も考えられます。

ホームページ管理の具体的な業務内容

ホームページ管理には、技術的なものから事務的なものまでさまざまな業務が含まれます。専門的な作業もありますが、まずは何をする必要があるのかの全体像を把握しておくことが大事です。

ドメインとサーバーの維持および更新

ホームページをインターネット上に公開し続けるためには、インターネット上の住所にあたるドメインと、データを置いておく土地にあたるサーバーの維持が必要になります。これらは買い切りではなく、月額や年額で契約を更新していく仕組みになっています。有効期限が切れるとサイトが表示されなくなるため、契約状況や支払い期日を社内でしっかり把握しておく必要があります。クレジットカードの有効期限切れによる支払いエラーも起きやすいため、定期的な確認が重要です。

セキュリティ対策とSSL証明書の更新

近年はサイバー攻撃の手口が巧妙化しているため、セキュリティ対策は大切な業務の1つです。とくに、データの通信を暗号化するSSL証明書の導入と更新は重要と言えます。SSLが設定されていないサイトは、ブラウザのアドレスバーに保護されていない通信と警告が表示され、ユーザーに不安を与えてしまいます。また、WordPressなどのシステムを利用している場合は、常に最新のバージョンへアップデートし、システムの弱点を塞いでおくことも大切です。

定期的なデータのバックアップ

万が一のトラブルに備えて、定期的にホームページのデータをバックアップしておくことも重要な管理業務です。操作ミスでページを消してしまったり、システム障害でデータが破損してしまったりする危険は常に潜んでいます。いざというときにすぐ元の状態に戻せるよう、バックアップのルールを決めておくことをおすすめします。サーバーの自動バックアップ機能を利用しつつ、手動でも月に数回データを保存しておくとより安心です。

コンテンツの修正と最新情報の更新

古い情報のまま放置されているホームページは、企業の信頼を損なう原因になります。会社の住所や電話番号や営業時間などに変更があった場合は、速やかにホームページ上の情報も修正する必要があります。また、新しいサービスのお知らせや、年末年始の休業案内などを定期的に発信することで、ユーザーにしっかり活動している企業であるという安心感を与えられます。難しいシステムの操作ができなくても、文字の修正程度はこまめに行う習慣をつけましょう。

CMSやプラグインのバージョンアップ

CMSはシステムのセキュリティ向上を目的としたバージョンアップを定期的に繰り返しているため、安全性を確保するためには、その都度システムのアップデートの作業が必要となります。
アップデートをしないと、ハッキングされるリスクが高くなったり、ホームページがウイルスに感染したり新しい機能を使えなかったりと、さまざまな問題が生じてしまいます。

世界的に使われている代表的なCMSはWordPressですが、多くの人が使っているシステムなのでハッカーたちの標的になりやすく、定期的なシステムのバージョンアップをしていないと、脆弱性がカバーできない恐れがあります。
そのような事態にならないようにバックアップをとったうえで、CMSのバージョンはできるだけ最新のバージョンであるように管理しましょう。
合わせて、使用しているプラグインの更新をして、不具合が出ていないかの確認をしていきましょう。

対象ブラウザ、端末での確認

世の中にはさまざまな端末やブラウザーが普及しており、どの端末で閲覧するかはユーザーによって変わります。
スマートフォンの普及により、スマホサイトでの閲覧も一般的になりました。PCでもスマホでも快適に見られるように対応していくことが必須です。
自社サイトの対象ブラウザを確認しておき、各ブラウザやスマホの表示をそれぞれ確認しましょう。
スマートフォン対応をしていない場合はリニューアルを検討することをお勧めします。

ホームページ運用の作業内容

ホームページを運用するためには「コンテンツの更新」「サイトの維持」「セキュリティの管理」「集客対応」などが必要です。具体的には、下記のような内容になります。

それでは、順番に解説していきます。

掲載情報の差し替え・追加・削除等の更新作業

ホームページは、一度公開して終わりなのではなく、新商品やサービスの追加、ブログ投稿など、お客様のニーズに合わせて新しい情報を追加していくことが重要です。また、会社概要などの情報を更新することもあります。

情報の更新や追加方法は、WordPressなどのCMSで制作されている場合と、HTMLで制作されている場合とで更新手順が異なるため、確認しましょう。

ホームページを更新する際は、基本的には本番と同等のテスト環境（検証環境）を用意し、そちらで更新して表示やデザインを確認して問題がなければ、本番環境に反映する流れにしておくと安心です。

もし自社のテスト環境でホームページを更新していて表示が崩れてしまった場合、お客様がご覧になる本番環境には影響が出ないため、テスト環境を制作会社に確認してもらい修正対応を依頼することも可能です。

また、自分で対応できる範囲と、専門知識のあるエンジニアや社外の制作会社に依頼する範囲を把握しておきましょう。（テキスト更新は自社、メニュー追加は外注など）

情報が古いままだと、ユーザーが閲覧した時に、誤った情報が伝わってしまい会社の信頼性を損ねてしまう可能性があるので、定期的に情報を更新することは、とても大切です。

機能の改善やページ改修

運用担当者は社内からの機能改善やコンテンツ更新の依頼にも対応しなくてはいけません。 管理・報告をするときは、IRなど情報開示スケジュールのある情報やシステムの改善など対応に時間のかかるものが同時に発生することがあり、公開のタイミングやスケジュールが複雑になる場合があります。

ホームページの運用担当者はこれらのスケジュールを重要度・優先度をもとに振り分けて管理していく必要があります。

都度更新項目、毎月更新項目、年に一度の更新項目、時期的なもの、突発的なもの、急なトラブルなどがあるため、スケジュール表に一覧にしておいて、それぞれ誰がいつまでに対応するのかを管理しましょう。

ドメイン、サーバーの管理

運用担当者はどの会社のサーバー、ドメイン、SSL証明書を使っているのか、また誰が更新や支払いをするのか、管理方法を把握しておきましょう。

管理ができていないと「ある日突然ホームページが見られなくなった」「更新に関する連絡は来ていたけど、誰が対応するか分からない」といったトラブルが発生する可能性があります。

専門的な内容や設定などは社内のエンジニアチームや依頼した制作会社にお任せしてもよいですが、委託会社しか契約・管理の情報が分からないという状況にならないように、しっかりと自分が把握しておきましょう。

お問い合わせ対応

お問い合わせフォームや資料請求、お見積りなどフォームを設置した場合は、日々のお問い合わせに対応する必要があります。Web管理担当者とお問い合わせの対応担当窓口が違うこともありますので、問い合わせ内容によって担当を明確にしておきましょう。また、担当者はレスポンスよく返信する、不足の情報があればメールや電話でヒアリングするなど、適宜対応していきましょう。ユーザーとのコミュニケーションを円滑にし、満足度を高めるため問い合わせ対応は重要です。

トラブル発生時の対応

ホームページのトラブルでよく聞くのが、「ホームページが表示されない」という現象です。原因は「サーバーの契約が切れて更新されなかった」「何らかの理由でサーバーがダウンしてしまった」などさまざまですが、このような状態になったらすぐに対応できる仕組みを作っておくことが大切です。

ホームページ運用でトラブルは必ず起こるものととらえ、「トラブルが起きた時にどう対応するか」をルール化しておきましょう。

また最低限、更新作業をする前は、該当ページのバックアップを取得するようにしておきましょう。バックアップを取得しておくことで、何かトラブルがあってサイトの表示がおかしくなっても最低限の修復ができます。

SEO対策

多くの人々がインターネット上で情報を検索する際、特定のキーワードで、上位に表示されるWebサイトの方がクリックされやすく、多くのアクセスの獲得につながります。つまり、SEO対策を行なうことで、より多くのユーザーがWebサイトに訪れる可能性が高まります。 自社の順位を確認してユーザーニーズの高いキーワードで上位表示を狙うために適切な対策を行ない、競争の激しいオンライン市場で優位性を築くためには、常に最新のSEOトレンドにも目を向けることが大切です。

検索ユーザーがよく使うキーワードを把握し企業のコンテンツに適切なキーワードを含めましょう。また価値のある情報や役立つコンテンツを提供することで、ユーザーの関心を引き付け、検索エンジンに評価されます。定期的な更新と情報の正確性も重要です。

アクセス解析

ホームページを更新、修正するにあたり、目安になるのがアクセス解析です。Webサイトを訪れたユーザーの行動・特性、流入経路などをもとにサイトをどのように改善したら良いかを検討できます。

ユーザーのニーズに合ったコンテンツを提供することで、ユーザーエンゲージメントを高められます。定期的な分析と改善を行ないながら、ユーザーに価値あるコンテンツを提供し、サイトのパフォーマンス向上とビジネス成果の拡大につなげましょう。

ホームページ管理・運用で必要なコスト

ホームページ運用で必要なコストは「基本的な管理費」と「オプションで対応した方が良い項目の費用」の大きく2つがあります。

ただし、ホームページの規模やページ数や更新回数、管理を自社でしているのか、ホームページ制作会社にお願いしているかなどによって金額は変わります。

基本的な管理費

ホームページを維持・公開し続けるためには、継続的なコストが必ず発生します。具体的には、データを置くサーバー代、ネット上の住所となるドメイン代、安全性を高めるSSL費用、情報を最新に保つコンテンツ更新費用の4つです。ここでは、これらホームページ運営に欠かせない基本的な管理費の内訳や相場について解説します。

●サーバー費用

サーバーはホームページの情報を保管したり、さまざまなサービスを提供したりする役割を果たしています。
多くの中小企業はレンタルサーバーを利用しています。
レンタルサーバーは月額支払いできるサービスが多く、使い方や容量などによって料金が変わるので、用途に応じて料金プランを選びましょう。

有名なレンタルサーバーに「エックスサーバー」や「さくらのレンタルサーバー」などがあります。

●ドメイン費用

ホームページの運営を継続するにあたり、今や独自ドメインを取得するのは当たり前となっています。
ドメインとは、ネット上における住所のようなものであり、URLの「https://●●●. ●●」の「●●●. ●●」の部分になります。

事業名や店舗名を独自ドメインに指定することも可能です。
ドメイン費用はURL末尾の「.com」や「.co.jp」などの種類によって料金が変わってきます。

●SSLサーバー証明書の費用

ホームページ運営でサイトの安全性と信頼性を高めるためにも、SSL化は必要不可欠です。

SSLとは、インターネット上の通信を暗号化するための技術であり、導入することで第三者による改ざんを防ぎ、安全にデータをやり取りができるようになります。

SSLサーバー証明書は、「通信の暗号化」「ホームページの運営者・運営組織の実在証明」の2つの役割をもつ電子証明書であり、ホームページが認証局によって認証されていること（つまり実在する会社がきちんと情報管理をしている事）を訪問者に伝えられます。

実在証明には3つ認証レベルがあります。

SSLを導入していない場合、ユーザーの離脱率や信頼感の悪化に繋がるだけではなく、昨今の検索エンジンはSSL対応を推奨している傾向にありますので、SEO対策で不利な評価をされてしまう可能性もあります。

金額に大きな幅がありますが、安価なもの、無料のものでも良いのでSSL化を検討することをお勧めします。

●コンテンツ更新費用

コンテンツの更新費用は、CMS化されて簡単に更新できるようになっていたり、自社でHTMLを修正できる人材がいたりするなど、自分で修正できるのであれば必要ありません。

しかし、HTMLなどの知識がなく文章の修正や画像の差し替えなどの作業ができない場合は、更新をホームページ制作会社にお願いすることが多いでしょう。

例えば、シスコムでは既存ページのテキスト・画像の変更なら1回5,000円〜で対応しています。制作会社によっては更新費用が月額の場合もあり、画像〇回差し替え、テキスト〇回修正であれば月額費用の範囲内として追加費用が発生しない場合もあります。

自社の更新頻度や自社でできる範囲、ホームページ制作会社に依頼して対応してもらいたい範囲などを含めて、運用ボリュームは会社によって違います。制作会社と相談して運用の範囲を決めておきましょう。

オプションで対応した方が良い項目の費用

●CMSツールなどのメンテナンス費用

ホームページを作る際にCMSツールを使っている場合、バージョンアップに伴うメンテナンスも必要で、技術的な専門知識が必要です。有料のCMSツールを使用している場合はCMS利用料も必要となります。

また、プラグインなどを使用している場合、CMSアップデートにより一部機能が使えなくなる場合や、プラグイン自体のアップデートが必要なことがあります。

何か不具合が起きた時に自社で対応できる人材がいない場合は、制作会社に更新管理もお願いして対応してもらうのがおすすめです。

一般的に、メンテナンス費用はホームページ管理費の中に含まれていることもありますが、認識の違いも起きることも想定されるので、申し込み前や相談するときに都度確認しましょう。

●アクセス解析費用

アクセス解析は、ホームページに何人訪問したのか、どのくらい滞在したのかなどの訪問履歴を解析し、分析することです。

アクセス解析自体は、Googleアナリティクスなどを導入して自分でも見ること自体はできますが、プロに依頼することで課題や改善点を見つけやすくなります。

アクセス解析費用は絶対ではありませんが、プロへお願いすることでホームページへのアクセスを飛躍的に伸ばせる見込みがあります。

●SEOなどの対策費用

SEOとは、自社のホームページを検索エンジン（GoogleやYahooなど）内で上位に表示させるために行なう対策のことです。

ユーザーニーズにマッチしたキーワードで自社サイトが検索上位に表示されると、成果に繋がりやすくなります。

SEO対策は自分で行えるのがベストですが、専門知識を持っていない場合はプロに依頼するとよいでしょう。

ホームページ制作会社が集客をお手伝いすることもあれば、専門の会社にお願いすることもあります。
目的によって金額はさまざまですが、本格的な支援をお願いする場合、月額数十万円の費用がかかることもあります。

ホームページ管理は自社で行うべきか外注すべきか

管理費用を節約するために自社で対応するか、プロに任せて本業に集中するかは、多くの企業が悩むポイントです。それぞれの状況に合わせて、適切な選択をするための基準を整理します。

自社管理に向いている企業の特徴

社内にWebやITの基礎知識を持った担当者がおり、日常的な業務の中でホームページに触れる時間が確保できる企業は、自社管理に向いています。とくに、お知らせの更新やちょっとした文字の修正がメインであり、高度なシステムのカスタマイズを必要としない場合は、自社で行う方がコストパフォーマンスは高くなります。費用を極力抑えたい立ち上げ直後の企業などは、まずは自社での管理に挑戦してみるのも一つの方法です。

外部委託に向いている企業の特徴

専任のWeb担当者がおらず、日々の通常業務で手一杯になっている企業は、外部委託を検討することをおすすめします。よく分からないままシステムを触ってホームページを壊してしまったり、放置してセキュリティ事故を起こしてしまったりするリスクを避けるためです。毎月の費用は発生しますが、トラブル時に相談できる窓口があるという安心感は、経営において大きなメリットになります。

CMSを活用した自社管理の効率化

外部委託と自社管理の良いとこ取りをする方法として、コンテンツ管理システムと呼ばれるCMSの活用があります。代表的なものにWordPressなどがあり、これを使えば専門的なプログラミングの知識がなくても、ブログ感覚で文字や画像の更新が可能です。システムの根幹部分やセキュリティ対策などの難しい作業だけをプロに外注し、日常的なお知らせの更新などはCMSを使って自社で行う体制を構築すれば、コストを抑えつつスピーディな情報発信が実現できます。

ホームページ管理を外部委託する際の注意点

外部の業者にホームページの管理を依頼する場合、すべてを丸投げしてしまうのは危険です。後々のトラブルを防ぐために、契約前に確認しておくべき重要なポイントを解説します。

ドメインとサーバーの契約名義を確認する

ホームページ管理を外注する際、とくに注意したいのがドメインとサーバーの名義です。管理の手間を省くために、制作会社の名義で契約を代行してもらうケースがありますが、これは推奨できません。万が一その制作会社が倒産したり、契約を解除することになったりした場合、ホームページの所有権を巡ってトラブルになる恐れがあります。ドメインとサーバーは自社の名義で契約し、IDとパスワードは社内で厳重に保管しておくことをおすすめします。

委託する業務の範囲とサポート体制を明確に定義する

月額の管理費を支払っていても、どこまでの作業を対応してもらえるのかは業者によって大きく異なります。文字の修正は月に何回まで無料か、システムに障害が起きた際、休日や夜間でも対応してもらえるのかなどを契約前に細かく確認しておく必要があります。業務範囲が曖昧なまま契約してしまうと、後から追加費用を請求されて想定以上のコストがかかってしまう事態になりかねません。

月額費用に見合った費用対効果を定期的に見直す

保守契約を結んだ後は、毎月の費用が本当に妥当なものか、定期的に振り返る機会を持ちましょう。何もトラブルが起きていないからといって、作業報告書も提出されないまま数万円を支払い続けるのは適切ではありません。どのようなメンテナンスを行ったのか、バックアップは正常に取れているのかなど、毎月しっかりとレポートを提出してくれる業者を選ぶことが大切です。状況に合わせて、必要なサポートだけを残してプランを見直すことも検討してみてください。

ホームページ制作会社に運用を依頼するメリット

ホームページ制作会社に運用をお願いすれば、作業が大幅に軽減されます。

他の業務に時間を割けるだけでなく、目的やイメージに合ったホームページに仕上がり、ホームページ制作のプロからアドバイスをもらえるというメリットがあります。

集客目的ならWeb集客が得意なホームページ制作会社、認知向上目的ならブランディングが得意なホームページ制作会社など自社の目的にあった制作会社を選び、それに沿った成果報告や改善提案を行なってくれる会社が好ましいです。

ホームページ制作会社にお願いすることで自社の人員コストを削減できる

ホームページの更新作業をするには、HTML/CSSなどのプログラムの知識、SEOのノウハウやデザインスキルも必要です。

これらのノウハウを持った人材を雇用するよりも、ホームページ制作会社にお願いした方がコスト削減に繋がります。

クオリティの高いホームページが期待できる

ホームページ制作会社へ新規ページの構築やページの改修を依頼すると、高い技術とスキルで自社が求めるホームページを設計してくれます。

また、ホームページ制作会社はサイト設計のコンサルティングから対応しているところが多く、プロの視点から自社では気づけない提案が受けられる点は、大きな強みです。

SEO含め、運用・管理を代行できる

ホームページ運営を委託すると、自社で更新したい範囲、委託したい範囲を相談することで運用体制に合ったCMSのカスタマイズをお願いできます。

他に、サーバーやドメイン管理などを含むホームページの運用・保守点検なども制作会社に代行してもらえます。

また、依頼する制作会社やホームページ更新代行業者によっては、SEOのノウハウがある担当者が対応するので、現状分析や内部対策、被リンク獲得方法の提案などの的確なアドバイスもしてもらえます。

作業の時間短縮と業務負荷の軽減が可能

ホームページ運用を制作会社にお願いすれば作業が大幅に軽減され、その分の社内リソースをマーケティングや商品開発といったよりコアな業務に割くことも可能です。

日常業務で忙しい人もホームページ制作にかける負荷を抑えられるのも大きなメリットです。

ただし、サイトの構成や文言・写真などはある程度自分で用意する必要があります。
文章や写真を考えるのに意外と時間がかかる場合もあることを考慮しておきましょう。

トラブル発生時も相談しやすい

ホームページを運用しているなかで、突然ページが見られなくなるなどのトラブルが発生する場合もあります。

自社でホームページの運用を行なっている場合では、こういったトラブルの原因を専門知識のない人が情報を調べながら復旧作業にあたることになり、復旧するまでに時間がかかってしまう場合もありますが、制作会社に依頼している場合はトラブルがあった際にすぐ担当者に相談ができます。

制作会社は多くの運用実績がありますので、起きているトラブルの原因追及や問題点の特定も早く自社で対応するよりも早く問題が解決することがあります。

万が一のトラブルに備えておくためにも制作会社の運用サポートは受けられるようにしておきましょう。

まとめ：作業内容や管理方法、運用コストを把握してホームページ運用に取り組もう

本記事で解説した、ホームページの管理と運用に関する要点をまとめます。

自社のリソースと目的に合わせた最適な管理体制を構築し、ビジネスの成果に繋がるホームページ運営を実現してください。

シスコムでは、Webサイトの運用を適宜サポートしています。「自社のリソースが足りない」「運用のPDCAをしっかりまわしたい」とお悩みの担当者さまに向けて、無料相談も行なっております。ぜひお気軽にお問い合わせください。